Em caso da sua caixa de e-mail estar lotada ou próximo disso, é importante criar um arquivo morto para armazenamento local dos arquivos.
Na caixa de entrada, selecione Novos Itens > Mais Itens > Arquivo de Dados do Outlook.
Insira um nome de arquivo.
COMO ARMAZENAR EMAILS NO .PST ?
No exemplo abaixo, eu criei o arquivo de dados chamado ''teste''
Opção 1
Após feito isso, você pode arrastar os e-mails ou pastas para dentro desse arquivo. Fazendo isso, você estará liberando as mensagens do Servidor e salvando localmente, fazendo com que o espaço disponível de e-mail no servidor aumente.
Opção 2
Você pode armazenar os emails antigos no .PST de forma automática clicando em Arquivo
Ferramentas -> Limpar itens antigos...
1 - Escolher a caixa a ser exportada para o arquivo .pst
2 - Selecione a data final de exportação dos emails, todos os emails recebidos e enviados até essa data serão migrados para o arquivo morto.
3 - Procurar o arquivo morto criado no início desse artigo (no meu caso o nome ''teste'')
Pronto, a partir desse momento seus emails levarão alguns minutos pra serem migrados para o arquivo morto, dependendo do tamanho da sua caixa.
Obs.: De preferência utilize o arquivo morto para guardar e-mails menos importantes e mais antigos, tendo em vista que caso seu computador venha a estragar, esses e-mails armazenados localmente poderão ser perdidos.